1. ประกาศรับสมัครและรับสมัครทุนการศึกษาต่อต่างประเทศ

2. การตรวจสอบคุณวุฒิและความถูกต้องครบถ้วนของเอกสาร

3. ดำเนินการสอบข้อเขียนและสอบสัมภาษณ์
4. กลั่นกรองเสนอรายชื่อผู้ได้รับทุนไปยังคณะกรรมการอำนวยการมหาวิทยาลัย (กอม.) ให้ความเห็นชอบ
5. เสนอสภามหาวิทยาลัยเพื่ออนุมัติรายชื่อผู้ได้รับทุน
6. แจ้งมติไปยังผู้ได้รับทุน, คณะวิชาที่ผู้รับทุนสังกัดและสำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์
7. จัดทำประกาศเรื่องผลการสอบคัดเลือกผู้ได้รับทุนการศึกษา

1. ดำเนินการให้ผู้รับทุนทำสัญญา 3 ชุด
   (สัญญาฉบับจริงเก็บไว้ที่สำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์, กองการเงินและผู้รับทุนส่วนสำเนาส่งให้ฝ่ายวิชาการและคณะวิชาที่ผู้รับทุนสังกัด)
2. รวบรวมสรุปข้อมูลผู้ลาศึกษาต่อและการเบิกจ่ายทุนการศึกษาส่งให้ฝ่ายวิชาการและคณะวิชาต้นสังกัดทุกภาคการศึกษา
3. ลงบัญชีเบิกทุนการศึกษาเมื่อได้รับสำเนาใบเบิกทุนการศึกษาจากกองการเงิน
4. สรุปค่าใช้จ่ายทุนการศึกษาร่วมกับกองการเงินทุกสิ้นปีการศึกษาเสนออธิการบดี
5. ทำเรื่องแจ้งครบกำหนดสัญญารับทุนการศึกษาไปยังผู้รับทุนล่วงหน้า 4 เดือน
   (สำเนาส่งให้คณะที่ผู้รับทุนสังกัด)
6. ดำเนินการให้ผู้รับทุนทำสัญญาการขยายระยะเวลาการศึกษาต่อ 3 ชุด
   (สัญญาฉบับจริงเก็บไว้ที่สำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์, กองการเงินและผู้รับทุน ส่วนสำเนาส่งให้ฝ่ายวิชาการและคณะที่ผู้รับทุนสังกัด)
7. จัดทำประกาศเรื่องการขยายระยะเวลาการลาศึกษาต่อของผู้รับทุน
8. จัดทำประกาศเรื่องการรายงานตัวกลับเข้าปฏิบัติงานของผู้รับทุน

« ผู้รับทุน

การปฐมนิเทศ
บุคคลที่ผ่านการสอบคัดเลือกฯ ต้องเข้ารับการปฐมนิเทศ ตามวัน-เวลา ที่มหาวิทยาลัยกำหนด เพื่อรับทราบนโยบาย แนะนำผู้บริหารมหาวิทยาลัย และการแนะแนวการศึกษาต่อในประเทศต่าง ๆ

การสมัครเข้าศึกษามหาวิทยาลัยชั้นนำในต่างประเทศ
ผู้รับทุนต้องดำเนินการสมัครเข้าศึกษามหาวิทยาลัยชั้นนำในต่างประเทศ (ภายใน 18 เดือนนับจากวันที่ประกาศผลการสอบคัดเลือก) พร้อมกันนี้ผู้รับทุนต้องติดต่อกับคณะวิชาต้นสังกัดอย่างสม่ำเสมอ และแจ้งให้ทราบความคืบหน้าในการสมัครเข้าศึกษาทุกระยะ ในระหว่างการสมัครเข้าศึกษา ผู้รับทุนสามารถติดต่อขอหนังสือรับรองการได้รับทุนการศึกษา (Recommendation) หนังสือรับรองสถานะทางการเงิน (Bank Statement) และหนังสือรับรองเพื่อการยื่นขอวีซ่า ณ สถานทูต โดยกรอกแบบฟอร์มขอหนังสือรับรอง และยื่นที่ฝ่ายวิชาการ มหาวิทยาลัยหอการค้าไทย

การขออนุมัติเข้าศึกษา
เมื่อได้รับการตอบรับเข้าศึกษา (อย่างไม่มีเงื่อนไข) จากมหาวิทยาลัยชั้นนำในต่างประเทศผู้รับทุนต้องติดต่อคณะต้นสังกัด เพื่อพิจารณาความเห็นชอบในเบื้องต้น จากนั้น คณะต้นสังกัดจัดทำบันทึกขออนุมัติให้ผู้รับทุนเดินทางไปศึกษาต่อ และทดลองปฏิบัติงาน 1 เดือน เพื่อพิจารณาในที่ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย (กบม.) โดยมีเอกสารแนบบันทึก ดังนี้

• จดหมายตอบรับการเข้าศึกษา (อย่างไม่มีเงื่อนไข)

• เอกสารอ้างอิง การจัดลำดับมหาวิทยาลัยที่จะเข้าศึกษา

• หนังสือรับรองสถานภาพการเป็นนักศึกษาในต่างประเทศ ( I-20)

• สำเนาประกาศมหาวิทยาลัย เรื่อง ผลการคัดเลือกผู้ได้รับทุนการศึกษาต่อต่างประเทศ

การทำสัญญารับทุน
เมื่อได้รับการอนุมัติจากมหาวิทยาลัยให้เข้าศึกษาในสถาบันการศึกษาเรียบร้อยแล้วให้ติดต่อสำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์เพื่อทำสัญญา หากสัญญายังไม่ได้รับการยืนยันความถูกต้องสมบูรณ์จากกองนิติการและสภามหาวิทยาลัยยังไม่ได้อนุมัติ ผู้รับทุนจะเดินทางไปต่างประเทศไม่ได้

การเบิก-จ่ายทุน
คณะวิชาจะเป็นผู้ดำเนินการติดต่อประสานงานกับกองการเงินเพื่อเบิกทุนการศึกษาให้ผู้รับทุนตามระเบียบของมหาวิทยาลัย หลังจากคณะวิชาต้นสังกัดได้รับอนุมัติจากสภามหาวิทยาลัยให้ผู้รับทุนเบิกทุนได้ (ศึกษารายละเอียดและขั้นตอนการเบิกจ่ายทุนได้ที่ขั้นตอนการดำเนินงานของกองการเงิน)

การปฏิบัติตนระหว่างการศึกษาในต่างประเทศ

• เมื่อเดินทางไปถึงสถาบันที่ไปศึกษาต่อ ให้รีบติดต่อกับคณะวิชาต้นสังกัดโดยเร็วที่สุด ดังนี้

  • แจ้งที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์และ E-mail address ที่สามารถติดต่อได้ตลอดเวลา และหากมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ขอให้รีบแจ้งทันที

  • ส่งเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารที่เปิดในประเทศนั้นพร้อมสำเนาหน้าแรกของสมุดคู่ฝากและใบเสร็จรับเงินค่าเล่าเรียนเทอมแรกมาให้คณะต้นสังกัดเพื่อคณะจะได้ส่งให้กองการเงินต่อไป

  • ติดต่อกับมหาวิทยาลัยที่เข้าศึกษาแจ้งให้ส่งใบเรียกเก็บเงินค่าเล่าเรียนมายังคณะต้นสังกัด เพื่อคณะจะได้ดำเนินการเบิกจ่ายทุนการศึกษา (กองการเงินจะส่งเงินเข้าบัญชีของมหาวิทยาลัยที่ไปศึกษาโดยตรง)

  • ส่งปฏิทินการศึกษาของมหาวิทยาลัยที่เข้าศึกษามาให้คณะต้นสังกัด

  • ส่งแผนการศึกษาตลอดหลักสูตรมาให้คณะและต้องขออนุมัติจากคณะต้นสังกัดทุกครั้งก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงรายวิชาที่อยู่ในแผนการศึกษาหรือเมื่อจะเปลี่ยนสถานศึกษา
     

• ส่งบันทึกรายงานความก้าวหน้าการศึกษา พร้อมกับกรอกแบบฟอร์มการเบิกค่าใช้จ่าย (AC.27) และแนบใบเสร็จรับเงินเพื่อขอเบิกทุนการศึกษาที่นอกเหนือจากค่าเล่าเรียนมาให้คณะวิชาต้นสังกัดดำเนินการขออนุมัติเบิกจ่าย

• ส่งผลการศึกษารายภาคให้คณะวิชาต้นสังกัดภายใน 60 วันนับจากวันสิ้นภาคการศึกษาเพื่อเสนอต่ออธิการบดีและคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย (กบม.)

• ในกรณีที่มีความจำเป็นต้องเดินทางออกนอกประเทศที่ได้รับอนุมัติให้ไปศึกษาเกิน 15 วัน จะด้วยเหตุผลใดก็ตามต้องทำเรื่องแจ้งคณะวิชาต้นสังกัดเพื่อขออนุมัติก่อนการเดินทางทุกครั้งพร้อมแจ้งที่อยู่ที่สามารถติดต่อได้

• ในทุกกรณีที่ต้องการเดินทางกลับประเทศไทยต้องทำเรื่องมายังคณะวิชาต้นสังกัดเพื่อขออนุมัติจาก อธิการบดี

• ทำเรื่องแจ้งคณะวิชาต้นสังกัดเพื่อขออนุมัติรายงานตัวกลับเข้าปฏิบัติงานภายใน 1 เดือนเมื่อสำเร็จการศึกษาแล้วหรือยุติการศึกษา

1. ดำเนินการแจ้งไปยังกองนิติการและสำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์เพื่อให้ผู้รับทุนไปทำสัญญา เมื่อผู้รับทุนได้รับอนุมัติจากมหาวิทยาลัยให้เข้าศึกษาในสถาบันการศึกษาเรียบร้อยแล้ว
2. ดำเนินการเบิกจ่ายทุนให้ผู้รับทุนตามระเบียบก่อนเดินทางไปศึกษา
3. ดำเนินการขออนุมัติเบิกจ่ายทุนให้ผู้รับทุนเมื่อได้รับใบแจ้งค่าเล่าเรียนและหรือค่าประกันสุขภาพ
4. ติดตามผลการศึกษาของผู้รับทุนทุกภาคการศึกษาเสนอต่ออธิการบดีและ กบม.
5. ทำเรื่องระงับการจ่ายทุน ในกรณีที่
   • ผู้รับทุนรายงานผลการศึกษาเกินกำหนดเวลา 60 วัน
   • ผู้รับทุนผิดสัญญา
   • เมื่อมหาวิทยาลัยไม่สามารถติดต่อด้วยได้
   • ผู้รับทุนถึงแก่กรรม

« กองการเงิน

1. จ่ายค่าเล่าเรียนภาคการศึกษาแรก + ค่าใช้จ่ายประจำเดือนล่วงหน้า 3 เดือนให้ผู้รับทุนก่อนการเดินทางตามบันทึกของคณะต้นสังกัดที่ได้รับอนุมัติจากอธิการบดี (สำเนาส่งให้ฝ่ายวิชาการ,คณะต้นสังกัดและสำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์)

2. ส่งค่าใช้จ่ายประจำเดือนเป็นงวดๆ ละ 3 เดือนและจ่ายภายในวันที่ 24 ของทุกเดือนโดยเข้าบัญชีเงินฝากในต่างประเทศของผู้รับทุนตามเงื่อนไขของสัญญารับทุนการศึกษา (สำเนาส่งให้ฝ่ายวิชาการ,คณะต้นสังกัดและสำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์)

3. ค่าหนังสือและอุปกรณ์การศึกษาจะจ่ายปีละ 2 ครั้ง (มกราคมและกรกฎาคม) โดยโอนไปพร้อมกับค่าใช้จ่ายประจำเดือน ส่วนค่าธรรมเนียมธนาคารเหมาจ่ายจะจ่ายปีละ 1 ครั้ง ในเดือนมกราคมของทุกปี (สำเนาส่งให้ฝ่ายวิชาการ,คณะต้นสังกัดและสำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์)

4. ระงับการจ่ายทุนตามบันทึกของคณะที่ได้รับอนุมัติจากอธิการบดี

5. สรุปค่าใช้จ่ายทุนการศึกษาร่วมกับสำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ทุกสิ้นปีการศึกษาเสนออธิการบดี